Wijzer door regionaal wachtlijstbeheer

Door toenemende vergrijzing neemt de vraag naar zorg toe. Terwijl het aantal beroepskrachten niet meegroeit – net zomin als de plekken in het verpleeghuis. Het is allang geen nieuws meer. Wel zijn er oplossingen om de toegankelijkheid van de zorg te waarborgen, ook voor de toekomst.

Nonna Wijzer is zo’n oplossing, gericht op bemiddeling tussen vraag en aanbod in wonen met zorg. Met ingang van 10 juni centraliseren en uniformeren zeven Nonna-partners dat proces – waarbij iemand met een woonzorgvraag én een indicatie volgens de Wet langdurige zorg (Wlz) zich meldt voor een plek in een woonzorglocatie. Dit moment is de afgelopen drie jaar zorgvuldig voorbereid, weet zorgbemiddelaar en projectondersteuner Karin Matser. Zij maakte als projectlid van het eerste uur een inspiratietrip naar Eindhoven. Deze lag ten grondslag aan de visie voor de regio. “Wij zagen veel moois, maar wilden meer. Niet alleen het delen van beschikbare woonplekken, maar ook werken volgens dezelfde werkwijze en met hetzelfde wachtlijstbeheersysteem. Zodat de cliënt maar één nummer hoeft te bellen voor informatie over de zeven betrokken organisaties. En de zorgbemiddeling gebeurt op dezelfde manier, volgens hetzelfde verhaal; waar de cliënt ook aanklopt.”

Uniformeren en respecteren

In een procesplaat werden de ideeën en wensen visueel gemaakt. Welke stappen (van aanmelding tot plaatsing) vinden binnen Nonna Wijzer plaats? En wat is ‘des organisaties’? Dat heeft onderzoek en gesprekken gevergd, vertelt Maaike Versteegh, voorzitter van de managementgroep van Nonna Wijzer. “Er zijn natuurlijk verschillen tussen de Nonna-partners. Dat zie je bijvoorbeeld terug in de manier waarop besloten wordt of een locatie passend is voor een bepaalde cliënt. Soms ligt die beslissingsbevoegdheid bij de zorgbemiddelaar met ondersteuning van een specialist Ouderengeneeskunde (SO). En soms volledig bij de SO of bij andere zorgprofessionals, zoals de GZ-psycholoog of de casemanager.” In deze fase van Nonna Wijzer is ervoor gekozen om de handelswijze op dit punt binnen organisaties te respecteren en te uniformeren wat er binnen Nonna Wijzer plaatsvindt. “Afhankelijk van de ervaringen die we opdoen kan dat in de toekomst natuurlijk veranderen.”

Betere match tussen zorgvraag en woonplek

De uniformiteit in werkwijze – vastgelegd in een handboek – maakt het plaatsingsproces van cliënten binnen organisaties duidelijker. Maar Nonna Wijzer claimt ook te zorgen voor een betere match tussen zorgvraag en woonplek. Hoe zit dat? “Nu heb ik overzicht van alle plekken en mogelijkheden in de regio”, vertelt Karin. “Voorheen wist ik alleen van mijn eigen organisatie wat wij aan mogelijkheden hadden en hoe de wachtlijsten eruitzagen. We kunnen nu beter kijken welke zorgvraag de cliënt heeft en wat we kunnen bieden. Maar ook waar de cliënt de best passende zorg kan krijgen.”

Duurzame toegankelijkheid

Het gaat de zorg toegankelijker maken. Dat is niet alleen de ambitie maar ook de overtuiging van Nonna Wijzer. “Regionaal overzicht zorgt ervoor dat zorgbemiddelaars met meer mogelijkheden in gedachten het gesprek met de cliënt kunnen aangaan”, licht Maaike toe. Waardoor de keuze best weleens op een andere woonzorgplek zou kunnen vallen dan de cliënt aanvankelijk als voorkeurslocatie had opgegeven. Daarmee kan het regionale inzicht voor een betere plaatsing zorgen, én voor een bredere toegankelijkheid van de zorg, verwacht Maaike. “Niet alleen voor die ene cliënt die urgent geplaatst moet worden, maar ook voor andere cliënten.”

Samen pionieren

Als de voordelen van het regionaal aanvliegen van wachtlijstbeheer zo duidelijk zijn, was het dan niet logisch als Nonna Wijzer er al eerder was geweest? En misschien wel in samenwerking met een nog groter aantal partijen – al zijn de huidige deelnemers flink vertegenwoordigd in de regio. Zowel Karin en Maaike vinden het jammer dat (nog) niet alle Nonna-partners deelnemen. “Dit is een van de eerste grote projecten binnen Nonna die van de kant komen”, licht Maaike toe. Partijen zijn uitgedaagd om te laveren tussen individuele belangen, organisatiebelangen, netwerkbelangen en de maatschappelijke opgave. Bovendien is Nonna Wijzer een project dat tot op medewerkerniveau impact heeft. Karin: “Als zorgbemiddelaars gaan we anders samenwerken.” Er komt een nieuwe applicatie, één website en één centraal telefoonnummer. “Dat is spannend en moet je goed voorbereiden – wat veel tijd vraagt.” Daarnaast bracht deze samenwerking ook zaken met zich mee waar binnen Nonna nog geen ervaring mee was. Zaken die in een samenwerkingsovereenkomst moesten worden vastgelegd. Maaike: “Daarvoor wil je eigenlijk op Nonna-niveau uitgangspunten formuleren. Maar die waren er nog niet op alle punten. Daar moet je goed met elkaar over nadenken.”

Data: motor voor ontwikkeling

Twee weken voor de livegang merkt Karin dat de samenwerking tussen zorgbemiddelaars al sterker is. Toch verwacht ze dat het echte werk na 10 juni begint. “We hebben afgesproken dat we onze afspraken waar nodig gaan evalueren. Volgens een cyclisch verbeterproces. We hebben de ambitie om Nonna Wijzer blijvend door te ontwikkelen.”
De informatie die de applicatie voor het regionale wachtlijstbeheer verzamelt, draagt daaraan bij. Zo wordt straks duidelijk hoe vaak het de Nonna-partners lukt om cliënten te plaatsen op hun voorkeurslocatie. Of hoeveel tijd het proces van aanmelding tot verhuizing in beslag neemt. Maaike ziet ook mogelijkheden voor het aan het licht brengen van witte vlekken. Zorgvragen waar de partners achter Nonna Wijzer nog niet in voorzien bijvoorbeeld. “We krijgen veel meer informatie dan voorheen. Als daaruit blijkt dat er een mismatch is tussen vraag en aanbod, kunnen we vanuit gezamenlijkheid antwoorden bedenken, ontwikkelen en uitproberen. Dat zou zomaar een nieuw Nonna-project kunnen worden.”

Zover is het nog niet. Eerst de livegang. Zorgen dat alle zorgbemiddelaars zich senang voelen met de nieuwe werkwijze. Dat cliënten en verwijzers Nonna Wijzer goed kunnen vinden. Dat de processen soepel lopen. Maaike en Karin kijken ernaar uit. Met gezonde spanning én met vertrouwen. Karin: “Als ik zie waar we vandaan komen en waar we naartoe gaan, dan staat er nu al iets heel moois.”

Over de naam Nonna Wijzer

Nonna Wijzer wil cliënten, naasten en verwijzers de weg wijzen naar de best passende plek in de regio – en die plek ook toewijzen. Daarnaast is ‘Wijzer’ ook te interpreteren als wijzer worden. Samen weten de deelnemende Nonna-partners immers meer dan individueel. Op dit moment, maar door het leren en ontwikkelen ook in de toekomst. Steeds wijzer dus.